Otrzymałeś niezwykle atrakcyjną ofertę od nieznanego dotąd podmiotu? W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym za obietnicą dużego zysku może kryć się ryzyko finansowe (przeważnie właśnie tak jest), utrata reputacji, a nawet poważne komplikacje i problemy prawne. Zanim podpiszesz umowę lub wykonasz przelew, kluczowa jest należyta staranność, czyli weryfikacja kontrahenta. To Twoja pierwsza linia obrony.
Weryfikacja to proces dwutorowy. Wymaga nie tylko potwierdzenia oficjalnych danych w rejestrach, ale również zbadania jej cyfrowego śladu i reputacji. Opieranie się wyłącznie na jednym filarze to błąd.
W tym poradniku przeprowadzimy Cię krok po kroku przez kompletny proces weryfikacji – od darmowych, rządowych baz danych, po podstawowe techniki Białego Wywiadu (OSINT).
Podstawowa weryfikacja firmy: Oficjalne rejestry państwowe (Za darmo)
Pierwszym i absolutnie podstawowym krokiem jest sprawdzenie, czy firma jest legalnie zarejestrowana. W Polsce służą do tego trzy kluczowe, darmowe bazy danych.
Krok 1: CEIDG (Działalność jednoosobowa)
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) to rejestr wszystkich osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólników spółek cywilnych.
- Co sprawdzisz: Numer NIP i REGON, adres firmy, datę rozpoczęcia działalności oraz, co najważniejsze, status (Aktywny, Zawieszony, Wykreślony).
- Jak to zrobić: Wejdź na oficjalną stronę CEIDG (link zewnętrzny, otwierany w nowej karcie) i wpisz NIP, REGON lub nazwę firmy.
Krok 2: KRS (Spółki prawa handlowego)
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) to baza danych dla spółek prawa handlowego (np. sp. z o.o., sp. akcyjnych), a także fundacji i stowarzyszeń.
Jak to zrobić: Skorzystaj z wyszukiwarki na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości eKRS (link zewnętrzny).
Co sprawdzisz: Dane rejestrowe, sposób reprezentacji (kto może podpisać umowę), skład zarządu, status (czy firma nie jest w likwidacji lub upadłości) oraz Dział 4 (gdzie znajdziesz informacje o ewentualnych zaległościach i postępowaniach egzekucyjnych).
Krok 3: Biała Lista Podatników VAT
Kluczowe narzędzie przy dokonywaniu płatności. Jeśli wykonujesz przelew na kwotę powyżej 15 000 zł na konto spoza Białej Listy to ponosisz ryzyko. Chodzi tu o odpowiedzialność solidarną ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe (jeżeli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji).
- Co sprawdzisz: Czy firma jest czynnym podatnikiem VAT oraz, co najważniejsze, jaki jest jej oficjalny numer rachunku bankowego zgłoszony do Urzędu Skarbowego. Zawsze porównuj numer konta z faktury z tym na Białej Liście.
- Jak to zrobić: Wejdź na oficjalną Wykaz Podatników VAT (link zewnętrzny).
Weryfikacja pogłębiona: Czego nie powiedzą Ci rejestry? (OSINT)
Gratulacje, potwierdziłeś fakt istnienia firmy. Ale czy to oznacza, że jest ona wiarygodna? Rejestry nie powiedzą Ci nic o jej reputacji, realnych działaniach ani intencjach. Tutaj wkraczamy na grunt Białego Wywiadu, czyli OSINT (Open-Source Intelligence).
Krok 4: Analiza śladu cyfrowego (Biały Wywiad)
W dzisiejszych czasach firma, która „nie istnieje” w Internecie, powinna budzić podejrzenia.
- Strona WWW: Czy firma posiada profesjonalną stronę? Czy ma certyfikat SSL (kłódka przy adresie)? Kiedy zarejestrowano domenę (można to sprawdzić w bazach
WHOIS)? Czy strona wygląda na aktywną, czy jest tylko wizytówką-widmo? - Media Społecznościowe: Czy firma prowadzi profile (np. LinkedIn, Facebook)? Czy są one aktywne, czy wyglądają na fałszywe lub martwe?
- Opinie: Sprawdź opinie w Google Maps, na forach branżowych (np. GoWork) czy w mediach społecznościowych. To kopalnia wiedzy o realnych doświadczeniach klientów i pracowników.
Techniki te to podstawa pracy, jaką na co dzień wykonuje nasz specjalista ds. OSINT.
Krok 5: Weryfikacja kontaktu (Prosty test operacyjny)
Czy podane na stronie dane kontaktowe działają? Czy za numerem telefonu i adresem e-mail ktoś jest? To kluczowe pytanie, które pozwala odróżnić realnie działającą firmę od „strony-widmo” stworzonej do oszustwa.
- Test telefonu: Zadzwoń na numer podany na stronie. Czy ktoś odbiera? Czy jest to profesjonalne powitanie firmowe („Firma XYZ, słucham”), czy prywatne „Halo?”? Czy osoba po drugiej stronie jest kompetentna i potrafi odpowiedzieć na podstawowe pytania o ofertę?
- Test e-maila: Wyślij e-mail z ogólnym zapytaniem (np. o cennik lub zakres usług). Czy otrzymasz odpowiedź? Jak szybko? Czy odpowiedź jest profesjonalna, zawiera stopkę firmową i dane kontaktowe?
Brak odpowiedzi, niedziałający numer lub wrażenie, że rozmawiasz z przypadkową osobą, to bardzo poważny sygnał ostrzegawczy.
Krok 6: Identyfikacja „Czerwonych Flag” (Red Flags)
Podczas weryfikacji zwróć uwagę na sygnały ostrzegawcze, które powinny zapalić Ci czerwoną lampkę:
- Brak śladów: Firma nie ma strony WWW, używa darmowego adresu e-mail (np. @gmail.com) do kontaktu biznesowego.
- Sprzeczne dane: Inny adres w CEIDG/KRS, inny na stronie WWW, a jeszcze inny podawany w e-mailach.
- Świeża rejestracja: Firma została zarejestrowana kilka tygodni temu, a już składa oferty na wielomilionowe kontrakty.
- Podejrzane opinie: Wyłącznie skrajne opinie (albo same entuzjastyczne 5/5 pisane w jednym dniu, albo lawina negatywnych – więcej na temat tego jak rozpoznać fałszywe opinie w Internecie powiemy w kolejnych naszych wpisach).
- Presja na czas: Kontrahent wywiera presję na szybkie podpisanie umowy lub natychmiastową wpłatę zaliczki. Pilność działania jest jedną z pięciu charakterystycznych cech phishingu o czym więcej piszemy w naszym darmowym e-booku na temat prywatności.
Kiedy darmowa weryfikacja to za mało?
Darmowe metody pozwalają potwierdzić istnienie firmy i odfiltrować najprostszych oszustów. Niestety, nie ujawnią jej rzeczywistej kondycji finansowej, ukrytych powiązań, toczących się sporów sądowych, nieuczciwych praktyk czy prawdziwych intencji właścicieli.
Samodzielne przekopywanie się przez rejestry jest czasochłonne i wymaga wiedzy, na co zwracać uwagę.
Jeśli oszczędzasz czas lub stoisz przed decyzją o wyższym ryzyku wtedy potrzebujesz profesjonalnego wsparcia.
- Dla szybkiej i pewnej weryfikacji rejestrowej, oferujemy usługę Weryfikacji Kontrahenta (Pakiet Standard). Otrzymujesz od nas jeden, skonsolidowany raport z oceną ryzyka, bez konieczności samodzielnego błądzenia po bazach danych.
- Jeśli transakcja dotyczy dużych kwot lub potrzebujesz dogłębnego prześwietlenia powiązań, reputacji (OSINT) i realnego ryzyka, potrzebujesz usługi premium: Profesjonalnego Wywiadu Gospodarczego.
Podsumowanie: Ufaj, ale sprawdzaj
W biznesie „ufać” znaczy „sprawdzać”. Wykorzystaj nasz poradnik do codziennej oceny ryzyka. Jeśli jednak potrzebujesz pewności, którą daje profesjonalna analiza, skontaktuj się z nami w Detektywi.pro.